Razvan Burz

de Razvan Burz

Management + tehnologie = timp și bani câștigați

Din ce în ce mai mult, tehnologia face parte și din viața managerială a românilor. Iar doresc să vă amintesc că românii oricum încă nu percep unele avantaje de genul numerelor scrise cu litere, cum sunt 074-FIRMAXY sau asemănătoare (cu scuzele de rigoare dacă cineva utilizează chiar acest număr).

Tot unii români încă nu au auzit de serverele Microsoft Exchange sau pachetul de aplicații web Google Apps. De ce ar utiliza deci ceva ce nu cunoașteți? Pentru că de îndată ce le cunoașteți veți constata o creștere în ceea ce privește performanța lucrului, căci știm cu toții „time is money” și de aceea suntem în business, pentru bani. Știți că puteți eficientiza munca Dumneavoastră prin înlăturarea timpilor morți, cum sunt aceia în care călătoriți cu trenul sau cu avionul către următorul client? Știți că dacă înlăturați timpii morți veți avea mai mult timp la dispoziție pentru a face ceea ce trebuie să faceți?

Biroul virtual

Aranjarea fișirelor și a directoarelor pe calculator ar trebui să fie ca și pe biroul Dumneavoastră. Seamănă acesta cu un bazar? În acest caz este nevoie de puțină curățenie și trebuie să faceți din aceasta o obișnuință. La urma urmei, găsirea unui fișier sau a unui document pierdut pe birou sau pe hard disk este consumatoare de timp și cauzatoare de nervi.

Pe calculatorul meu creez câte un director (folder) nou pentru fiecare client. Fiecare client este reprezentat de un nume, prenume, nume firmă și un Dev-Vision Client ID, ca parte a serviciului nostru Dev-Vision Client Care. Datorită acestei practici, nu mă pierd niciodată printre directoarele clienților și nici nu trimit aiurea materialele. Am o gestiune cât se poate de bună. Totodată numele folderelor este precedat de data la care respectivul client a ajuns în portofoliul nostru. Data este formatată astfel: an-lună-zi. În fiecare folder pun fișierele cu titlul formatat similar titlului directoarelor. Pentru titlurile fișierelor este bine să vă limitați la 2-3 cuvinte cheie. Eu utilizez ceva similar cu 2010-01-05 Formular evaluare necesități sau 2010-02-15 Sumar conferință Opera. Faptul că organizez atât fișierele cât și directoarele în ordine cronologică mai întâi, mă ajută să localizez în ordine fiecare fișier sau director. Aplicați aceeași formatare și la favoritele/bookmark-urile/semnele de carte pe care le salvați în browserul Dumneavoastră. Eu recomand cu căldură Opera Browser (și pentru că o reprezint). Acest browser vă permite sincronizarea bookmark-urilor oriunde și accesarea lor chiar și pe terminalele mobile.

Aveți nevoie urgentă de un document important? Sunteți la o video conferință sau la telefon cu un potențial client? Nici o problemă. Utilitare cum sunt Google Desktop sau Windows Search (implementat direct în Windows Vista și Windows 7) vă localizează imediat documentul. Acestea sunt disponibile gratuit și utilizează indexarea pentru a localiza fiecare fișier sau folder în timp minim. Este nevoie să tastați doar câteva litere și ceea ce căutați vă este imediat pus la dispoziție.

Poșta electronică

Primiți multe e-mail-uri pe zi? Eu nu primesc multe, dar unii primesc mai mult de 100. Dacă tratați pe fiecare când vine nu mai faceți altceva decât să răspundeți e-mail-urilor. Ar fi bine să nu lăsați nici unul netratat. Primul lucru, dacă primiți multe e-mail-uri, este să opriți atenționările de noi e-mail-uri. De la un timp poate deveni iritantă.

Rezervați-vă mereu o perioadă, să zicem dimineața sau seara, înainte de culcare, pentru a parcurge e-mail-urile și pentru a răspunde unde este nevoie. Ordonați e-mail-urile după dată. Cele mai noi să fie afișate primele. Clienții moderni de e-mail oferă posilitatea marcării e-mail-urilor cu culori. Puteți utiliza clienți gratuiți de e-mail, cum sunt Opera Mail (pentru toate sistemele de operare pentru desktop), Evolution pentru Linux (o clonă fidelă de Microsoft Outlook), Microsoft Office Outlook 2010 sau chiar Windows Live Mail.

Eu prefer să îmi filtrez e-mail-urile automat. Astfel în funcție de expeditor sau subiect, acestea sunt mutate automat în directoarele corespunzătoare. Am directoare pentru Clienți, pentru potențiali clienți, pentru parteneri, pentru Opera și comunicatele acestora oferite reprezentanților, pentru familie, pentru prieteni, pentru newslettere, etc.. Totodată markez cu roșu mesajele care îmi sunt adresate direct mie și cu negru cele care sunt adresate departamentelor Dev-Vision, dar nu direct mie. Utilizez celălalte culori pentru a marca fiecare mesaj în funcție de scopul său. Mesajele care propun sau răspund confirmând o întâlnire sau o acțiune, de exemplu mentenanța unui site, le markez cu un steguleț (flag). Astfel acestea se sincronizează cu serverul și am data afișată pe smart phone și pe desktop. Nu uit și nu sunt niciodată în întârziere la întâlniri. Mesajele care vin cu prioritate crescută (high) le tratez imediat. Acelea sunt cele importante, considerate de unii „vitale”. Regula mea de aur este să nu marchez niciodată un e-mail „citit” fără să îl parcurg măcar. Sfârșește prin a ajunge în folderul lui și uit de el. La finalul zilei nu trebuie să mai rămână nici un e-mail necitit și fiți fără milă cu mesajele spam sau orice fel de mesaje nesolicitate sau iritante!

Utilizați mereu două adrese de e-mail: una personală, care nu ajunge decât la prieteni, familie, etc. și una de serviciu, care o puteți utiliza pentru contact din partea unor site-uri, newsletter-e, autorități, etc.. Nu ați dori ca în puținul timp rezervat concediului să fiți bombardat cu e-mail-uri din partea cine-știe-cui, dar probabil că doriți totuși să țineți legătura cu prietenii și familia și prin e-mail.

Cum tratăm mesajele spam?

Politica site-ului Dev-Vision atenționează cu privire la trimiterea mesajelor care pot reprezenta spam. Pe serverele pe care oferim găzduire avem filtre puternice anti-spam, dar care permit o configurare atentă și amănunțită. Mesajele pe care filtrele de pe serve sau din clientul de e-mail le consideră spam, le sterg numaidecât. Important este să nu răspundeți niciodată acelor e-mail-uri. Acestea sunt trimise de către roboți (boți) care generează aleator mii de adrese. Răspunzând acestor e-mail-uri confirmați existența adresei Dumneavoastră. Acest lucru vă va aduce din ce în ce mai mult spam. Nu cred că doriți acest lucru. Dacă serverul Dumneavoastră nu dispune de un filtru anti-spam, puteți utiliza SpyBot, disponibil gratuit. Este important să nu utilizați niciodată, la înregistrarea pe forumuri, bloguri sau pe alte site-uri sau formulare, adresa reală de e-mail. Optați pentru un alias care se poate șterge sau pentru o adresă pe un server cum este Google Mail. Noi vă putem ajuta să setați un alias/nickname pe serverul Dumneavoastră de e-mail. Contactați-ne utilizând această secțiune.

Protejați-vă împotriva unui crash informatic

Colaborând cu o mică firmă de calculatoare am văzut nenumărați clienți venind triști că pierduseră date. De obicei back-up-urile sunt amânate pe „mâine”, iar acel „mâine” devine „cândva”, până când datele sunt pierdute datorită unor accidente. Vă putem asista în recuperarea datelor pierdute, în anumite condiții. Pentru detalii, nu ezitați să ne contactați. Pentru back-up eu utilizez hard disk-uri externe, DVD-uri reinscriptibile (au o capacitate de 4,7 GB, până la 8+ GB) și pot fi rescrise. Dacă nu doriți să rescrieți, puteți oricând achiziționa DVD-uri normale, +R sunt cele mai bune pentru că permit multi-session. Sunt la 1 RON și prețul este de multe ori de mii de ori mai ieftin decât recuperarea datelor (există și cazuri în care datele nu pot fi recuperate integral, deloc sau doar corupt). Munca Dumneavoastră, datele Dumnoastră nu valoarează măcar 1 RON? Un HDD extern costă de la 200 RON și vă oferă spațiu necesar stocării copiilor de siguranță. Puteți utiliza matrici RAID sau stick-uri flash care sunt atât de mici încât puse în sertar sau în buzunar, nici nu le simțiți prezența.

O altă soluție de back-up preferată de mine este pe servere care oferă asemenea servicii. Microsoft SkyDrive oferă gratuit 25 GB pentru stocare sau partajare de documente. Vă putem ajuta să setați un asemenea cont. Dacă doriți să partajați documente cu colegii, puteți să le salvați și pe Google Docs sau Zoho, tot gratuit, în funcție de planul ales.

Cea mai banală metodă de back-up, odată cu capacitatea crescută a serverelor de e-mail, o reprezintă trimiterea unei copii a documentului către contul personal. Această metodă, SkyDrive, Zoho și Google Docs vă oferă acces din orice locație la documentul Dumneavoastră.

Mie îmi place tare mult să îmi protejez proprietatea intelectuală, de aceea utilizez la fiecare back-up o combinație intre o partiție virtuală TrueCrypt (disponibil gratuit) arhivată cu 7Zip (un utilitar de arhivare-dezarhivare foarte bun și gratuit), cu parolă. Unii pot susține că este paranoia, dar chiar nu doresc să ajungă cineva la codul sursă al proiectelor mele sau la date confidențiale cum sunt contractele sau alte date care îmi parvin prin e-mail. Nici clienților nu cred că le-ar plăcea să nu își știe datele în siguranță.

Puteți utiliza TrueCrypt și pe flash-urile Dumneavoastră. Flash-urile de bună calitate, Corsair, vin de obicei „echipate” cu TrueCrypt pentru datele „în mișcare”.

Soluții gratuite de back-up sunt prezentate pe site-ul DownloadSquad.

Creați parole ușor de memorat

Pentru accesul la multe site-uri de pe Internet sunt necesare un nume de utilizator (User Name) și o parolă (Password). Este important să nu utilizați nume proprii. Să nu dați parola nimănui nici să nu o notați pe un post-it lipit pe marginea monitorului. Formați parola din litere mari, mici, spații, cifre și caractere speciale. Cu tehnologia zilelor noastre parola poate fi mai lungă de 8 caractere. Ignorând etimologia substantivului „password”, încercați o propoziție scurtă pe care să o rețineți ușor. Nu optați niciodată pentru păstrarea parolei, nici de către browser, nici de către site. Această practică salvează parola Dumneavoastră pe hard disk (de obicei în fișiere text denumite cookies), astfel este ca atunci când o notați pe o hartie și oricine e motivat să ajungă la ea va ajunge. O parolă de genul „un [email protected] [email protected]$1-gra$” o veți tasta după puțin exercițiu, destul de repede, chiar și pe un terminal mobil.

Pentru a fi siguri că parola Dumneavoastră nu ajunge unde nu trebuie datorită troienilor sau a altor feluri de malware, utilizați mereu un software anti-virus, cu baza de date la zi, care să scaneze în background. Un astfel de produs gratuit este Avast! sau AVG Free.

Agenda Dumneavoastră on-line

S-au dus zilele în care trebuia să trimiteți o cerere de întâlnire și să așteptați câte un e-mail de confirmare o zi întreagă. Agenda partajată, așa cum o oferă serverul Microsoft Exchange sau Google Apps vă ajută să țineți evidența tuturor programărilor, fără să le suprapuneți sau să le confundați. Puteți chiar partaja agenda Dumneavoastră cu membri echipei cu care lucrați sau cu cea a clienților cu care trebuie să vă întalniți în acea zi. Astfel indisponibilitatea unuia nu mai trebuie justificată de n ori. Aplicații precum Google Calendar vă ajută să gestionați optim agenda Dumneavoastră și nici nu mai este nevoie decât de un smart phone, nu de un întreg organizer! Cu o asemenea agendă Dumneavoastră stabiliți cine vă programează întâlnirile și cine are dreptul de a le modifica sau vizualiza.

Pentru o mai bună organizare eu utilizez culorile. Întâlnirile urgente sau foarte importante le marchez cu roșu, cele cu interes redus le marchez cu verde. Întalnirile din agenda personală sau programările la spectacole, sala de fitness, etc. le marchez cu galben. Acelea au importanță moderată. Pot alege și o etichetă a importanței (crescută, media, scăzută).

image_4

Dialog la distanță prin mesageria instant

Prietenii sau rudele Dumneavoastră petrec serile pe Windows Live Messenger? Dar pe Yahoo! Messenger? De Skype știați? Deși există tarife foarte mici pentru telefonia fixă și mobilă, nu putem oricând cunoaște disponibilitatea unei persoane pe care dorim să o contactăm telefonic.

La Dev-Vision utilizăm intensiv Skype și Windows Live Messenger. Dispunem de aceste servicii live și oricine dorește să ne contacteze îi stăm la dispoziție și prin aceste metode. Starea persoanei care este în acel moment conectată poate fi observata în secțiunea de contact a site-ului nostru. Skype for Busines, Windows Live Messenger sunt și ele gratuite, iar Windows Live Messenger este interoperabil cu Yahoo! Messenger. Deci puteți adăuga contacte cu ID de Yahoo! Messenger și puteți discuta în scris cu acestea. Skype dispune, ca Microsoft Office Communicator de o versiune pentru terminale mobile. Doar Skype este disponibil gratuit, Microsoft Office Communicator fiind disponibil pentru o sumă modică reprezentând licența de utilizare. Pentru protocolul XMPP puteți utiliza Google Talk, disponibil de asemenea gratuit.

Calitatea imaginii, a sunetului, posibilitățile de partajare a ecranului cu corespondentul Dumneavoastră, precum și criptarea fluxului de date, recomandă Skype for Business.

Clienții de mesagerie instantă au avantajul că îi puteți utiliza de oriunde și că puteți da un răspuns instant, puteți trimite fișire sau puteți organiza întălniri față-în-față, chiar și la distanțe de mii de kilometrii între corespondenți. Singurul lucru necesar pentru a utiliza un astfel de client este disponibilitatea unui cont gratuit.

Nu uitați însă că niciodată, indiferent de performanța tehnolo-giei, contactul la distanță nu va putea înlocui întâlnirile față-în-față!

Video conferințe

Sunt sigur că ați auzit de termenul de conferințe video. Dacă Skype vă permite doar conferințe audio, WebEx, produs al Cisco, vă permite, contra unei taxe, să vă întâniți întreaga echipă, fiecare de unde este, on-line, față-în-față (virtual), pentru a comunica. Video conferința este mai ieftină decât o deplasare. În plus are avantajul că nu este prea formală. Așa că la următoarea conferință nu mai mancați cu echipa acea pizza bună.

Alegeți un „birou mobil” care corespunde nevoilor Dvs.

Achiziționați un smartphone, cum sunt cele de la HTC, de exemplu un HTC Touch Pro (eventual chiar în versiunea 2) sau un HTC Snap. Dacă HTC nu vă spune nimic, optați pentru un BlackBerry. Investiția într-un astfel de device se amortizează în foarte scurt timp, iar operatorii de telefonie mobilă din România se întrec în a oferi pachete de date cu și pentru smartphone-uri. Atenție însă la smart phone-ul iPhone, al celor de la Apple. Acesta nu permite multitasking și veți constata în scurt timp că acest lucru este cel putin deranjant. De asemenea, Apple nu permite românilor achiziționarea de software, muzică, cărți sau filme prin intermediul serviciului lor iTunes. De ce ați susține o afacere (Apple) care nu vă susține pe Dumneavoastră?

Evitați să achiziționați un terminal care nu dispune de toate literele și cifrele pe tastatură, chiar și pe una virtuală. Va fi neplăcut să tot derulați, apăsând o tastă de 3-4 ori ca să tastați o nouă literă. Deci un telefon cu tastatură numerică este exclus! Optați de asemenea pentru un ecran cu dimensiuni mari și o rezoluție pe măsură. Frecvență procesorului și memoria terminalului infruențează și ele eficiența Dumneavoastră.

Purtați mereu acest device la Dumneavoastră. Veți putea citi e-mail-urile noi în timpul în care așteptați într-o cafenea întalnirea cu un client.

GPS, oricând! Dacă călătoriți mult prin țară sau prin străinătate, vă veți bucura de sistemul de poziționare globală, care vă va ajuta să ajungeți cu bine și repede la destinație. Web-ul este și el precum pe laptop-ul sau PC-ul de acasă. Datorită noii versiuni Opera Mini, paginile site-urilor se încarcă foarte repede, consumă foarte puțină lățime de bandă și arată ca și când ați utiliza un PC ca să navigați pe web.

Păstrați acest „business center” la Dumneavoastră în buzunar pentru a fi mereu la îndemână. Dacă așteptați un e-mail urgent, tehnologia push mail vă ajută să primiți mail-ul de pe server direct pe ecranul terminalului, ca și când ați primi un SMS, doar că acesta este formatat complet HTML.

Partea frumoasă este că în drum spre destinația unde urmează să țineți o conferință cu o prezentare PowerPoint, puteți să navigați peste slide-uri și să recapitulați punctele mai importante ale conferinței. Totul e să nu fiți Dumneavoastră șoferul.

Doriți mai mult decât un telefon? Alegeți un netbook! Calitatea și performanțele bune în comparație cu prețul netbook-urilor ASUS EeePC, recomandă aceste produse pentru situațiile în care aveți de susținut o prezentare sau doriți să aveți minimul de funcționalități ale unui laptop într-un pachet de dimensiuni putin mai mari decât A5. Autonomia bateriei este și ea importantă, de aceea un încărcător și un acumulator de rezervă (binînțeles, încărcat) vă va scuti de neplăceri pe durata călătoriilor.

Pentru cei care nu sunteți pregătiți să investiți într-un netbook simpla soluție este un flash drive (stick) cu o capacitate cât mai mare. Puteți „înmagazina” pe acesta prezentari, documente, contracte, broșuri, toate în format electronic, gata de printat sau de prezentat de îndată ce aveți acces la un PC, MAC sau laptop. Nu uitați de sfatul de mai sus și păstrați mereu datele criptate cu TrueCrypt. Nu necesită instalare și îl puteți rula direct de pe flash-ul Dumneavoastră atunci când este nevoie. În cazul în care îl pierdeți, datale Dumneavoastră rămân în siguranță.

Deși tentația este mare și cei de la Apple au făcut mare vălvă cu noul lor Apple iPad, evitați un asemenea produs! Nu beneficiază de multitasking, nu dispune de o camera web incorporată, nu are card reader și în general veți putea face pe el cam aceleași lucruri pe care le puteți face și pe un iPhone.

Securitatea în deplasări

Multă lume este tentată să se conecteze la rețeaua WiFi a vreunui hotel, restaurant, cafenea sau aeroport. Dacă faceți acest lucru, nu verificați e-mail-uri, nu trimiteți documente cu caracter confidențial. Conexiunile gratuite oferite de aceste localuri nu sunt, de obicei criptate și datele care se transferă pot fi ușor interceptate. Utilizați mai bine un pachet de date preplatit sau cu abonament, achiziționat de la furnizorul Dumneavoastră de servicii de telefonie mobilă. Odată cu creșterea vitezelor la Internet-ul mobil, puteți trimite repede un raspuns la un e-mail sau un document criptat, fără a ajunge pe device-ul cui nu trebuie.

Lăsați deschisă conexiunea HSDPA, EDGE sau GPRS pentru a primi e-mail-uri prin tehnologia push pe telefonul Dumneavoastră oricând. Conexiunea bluetooth să fie deschisă doar pentru perechea de căști necesare hands-free-ului, iar device-ul Dumneavoastră să fie, în rest, invizibil. Nu uitați totuși să comutați pe modul de zbor când urcați în avion. Nu încercați să activați conexiunea GMS sau CDMA până nu treceți de punctul de control al aeroportului în care ați aterizat.

Dacă în călătoriile Dumneavoastră nu doriți să utilizați roaming-ul, datorită costurilor mari, achiziționați o cartelă prepay de la un furnizor local de telefonie mobilă (presupunănd că aveți un terminal necodat pe o rețea de telefonie mobilă din România). O altă opțiune este achiziționarea unei cartele SIM cum oferă compania aeriană WizzAir.

Dacă netbook-ul achiziționat beneficiază de un slot pentru o cartelă SIM 3G, cu atât mai bine. Aveți la Dumneavoastră mereu un birou portabil pe care îl puteți lua oriunde cu Dumneavoastră.

Organizați-vă timpul de lucru

Este foarte important să știți când, unde și cum puteți lucra pentru a „câștiga” timp. Puteți utiliza timpul pentru a lucra în gară sau în aeroport, în tren sau în avion. Încercați să nu vorbiți tare la telefon în tren sau în taxi și utilizați denumiri generice cum ar fi „compania la care avem întâlnire” sau „managerul companiei pe care o reprezentăm”, etc.. Țineți ecranul netbook-ului, laptop-ului sau al smart phone-ului într-o poziție în care cei din jur să nu distingă ceea ce scrie pe ecran. Totodată diminuați contrastul și luminozitatea, acolo unde este posibil, pentru a evita priviri indiscrete, chiar și nevinovate (dar deranjante), pe ecranul device-ului Dumneavoastră. Timpul câștigat utilizând cele prezentate mai sus vă va ajuta să admirați (uneori pentru a zecea oară) locația în care tocmai ați ajuns.

Drum bun și spor la lucru!

Ultimele două articole
Categorii
Ultimele episoade din podcast
Etichete prezente

Poți obține conținut audio, video și text adițional exclusiv prin Burzcast™ VIP

Fă parte din comunitatea VIP, împreună cu alte sute de români minunați!

Abonează-te la newsletter!